علاج المشكلات الإدارية واتخاذ القرارات 2/2

أدوات مهمة في حل المشكلات:
أين توضع هذه الأدوات؟ ضعها في متناول يدك.
الأدوات هي:
من؟ ماذا؟ أين؟ متى؟ كم؟ كيف؟ لماذا؟

من الذي يدعى لحل المشاكل؟
لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل وحلها صفة أو أكثر مما يلي:
1. لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها.
2. صاحب خبرة للمشورة والرأي.
3. جيد التدريب والمهارة.
4. ملتزم بالتنفيذ.
5. من يراد تدريبه وتهيئته.

الحل الجماعي: إيجابيات وسلبيات:
الإيجابيات:
1. تنوع الأفكار وتلاقحها.
2. تعدد مصادر المعلومات.
3. أقل تحيزاً. حيث تنتفي الدواعي الشخصية.
4. فرصة للتواصل والتدريب.
5. الالتزام العالي بالأداء.
6. اختيار أفضل الحلول المقترحة. بسبب مشاركة عدة عقول في الحل والاختيار.
7. مشاركة عدة مستويات إدارية. فتشارك الإدارة العليا التي تهتم بالتخطيط والإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف والإدارة الدنيا المعنية بالتنفيذ.

السلبيات:
1. إغفال تسجيل الأفكار.
2. التنافس المنفر.
3. المواكبة والمجاراة. بسبب الركون إلى خبرة أو مكانة أحد المشاركين.
4. الافتقار إلى التوجيه الموضوعي. انظر أسلوب القبعات الست في التفكير.
5. المقيدات الزما نية والمكانية.
6. سيطرة طريقة تفكير الرئيس.

أسباب الفشل في حل المشكلات:
1. عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكلات.
2. وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي.
3. نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة.
4. استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست).
القبعة البيضاء = نظرة موضوعية للأمور
القبعة الحمراء = الانفعال والحدس والتفكير الفطري
القبعة السوداء = الحذر والتشاؤم والتفكير السلبي
القبعة الصفراء = الممكن والمنطق الإيجابي
القبعة الخضراء = الأفكار الجديدة والتفكير الخلاق
القبعة الزرقاء = ضبط عملية التفكير
5. غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية.
6. الخوف من الفشل ومن التجديد ومن تبادل الأفكار.
7. مقاومة التغيير.
8. التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة والتقويم.

أهمية المعلومات لحل المشكلات:
- المعلومات مهمة لحل المشاكل إذ المعلومة قوة.
- لا بد أن يكون للمعلومة صلة بالموضوع.
- توقيت الحصول على المعلومة مهم.
- يجب أن تكون المعلومات دقيقة ومفصلة وكاملة .
- شرعية طريقة الحصول على المعلومة .
- لابد من التعامل بكفاءة مع المعلومة.

أنواع المعلومات:
خارجية وداخلية.

مصادر المعلومات:
- المصدر البشري.
- البيانات الأولية والثانوية والتاريخية.
- البيانات الوصفية والكمية.
- التنبؤات والتوقعات واستشراف المستقبل.
ويمكن الحصول على هذه المعلومات من التقارير والكتب والاستبانات وغيرها.

أدوات تحليل المعلومات:
- سمكة إشيكاوا: حيث تكتب المشكلة وتحدد أهم أسبابها وأكثرها تأثيراً.
- خرائط الزمن: من خلال رسم بياني يتضح زمن الانحراف وبتحليل الزمن يتعرف على الأسباب.
- خرائط الإجراءات: لتحديد مكمن الخلل فيعالج.

خطوات تحليل المشكلة:
1-تعريف المشكلة وتمييزها. " المشكلة المعرفة جيدا هي مشكلة نصف محلولة.
2-تحليل المشكلة: أسبابها؛ماذا نريد؟هل تؤثر على أهدافنا؟
3-إعداد قائمة بالحلول (طريقة العصف الذهني).
تقوم طريقة العصف الذهني على مبادئ: الحرية في طرح الأفكار؛ يمكن البناء على فكرة مطروحة؛ عرض الأفكار دون نقد؛ الكم الكثير يولد الكيف المتميز، ثم تمحص الأفكار ويحذف المكرر و يختار المناسب منها ويقارن بينها.
4- تقييم الحلول (حسب المعايير). "الملائمة وتشمل المهارات المطلوبة والموارد البشرية والمادية، التكلفة، المخاطر: هل لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج المتوقعة (تقييم الخطر النازل)، مراعاة البيئة والقيم والمفاهيم الشخصية، مستوى القبول للقرار.
فعالية التنفيذ = النوعية * القبول. (وعليه فلابد من تمتع القرار المتخذ بدرجة عالية من حيث النوعية ومن حيث قبول المعنيين له ؛ وتخلف أحد الدرجتين سبب في فشل القرار وسوئه).
5-تحديد الخيار الأفضل واتخاذ القرار . " الايجابيات والسلبيات (النوع لا العدد)، الإجماع الحقيقي؛ التصويت (بنوعيه : إما اختيار حل واحد أو تقييم جميع الحلول من 10 مثلاً وجمع قيم كل حل والأكثر قيمة هو المناسب)
6-وضع خطـة للتنفيذ. " لأنه إحداث تغيير، توقع المخاطر ثم حاول منعها أو تقليلها، ناقش الأفراد التفيذيين فلابد من القناعة والوضوح والاستعداد النفسي وبين لهم منافع القرار ومضار عدمه.
7-المتابعة والتقييم:. " تابع التنفيذ ولاحظ مؤشرات النجاح أو الفشل، اعترف بالقرار السيئ؛ عند الحاجة الدائمة للقرار اجعله سياسة، تأكد من انتهاء المشكلة واتخذ خطوات وقائية لمنع تكرارها، اكتب تقريراً مفصلاً لرئيسك.

هل وجود المشكلات يعد مشكلة؟!
هل وجود المشكلات يعد مؤشراً سلبياً على العمل؟
*مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل له خاصية التفاعل والاستمرارية والتجديد.
*إذا كانت المشكلات كثيرة بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في جهة ما.
*انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم.

الخاتمة:
يبقى التنظير أمراً ماتعاً ويكمن التحدي في التنفيذ والتطبيق.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.